Panduan Menulis Nomor Surat: Cara Mudah dan Benar

Penulisan nomor surat adalah suatu metode penomoran surat yang dilakukan secara sistematis dan berurutan. Penulisan nomor surat biasanya terdiri dari beberapa bagian, yaitu:

1. Kode instansi: Kode instansi adalah kode yang menunjukkan instansi atau lembaga yang mengeluarkan surat.
2. Kode jenis surat: Kode jenis surat adalah kode yang menunjukkan jenis surat yang dikeluarkan.
3. Nomor urut: Nomor urut adalah nomor yang menunjukkan urutan surat yang dikeluarkan.
4. Tahun: Tahun adalah tahun ketika surat dikeluarkan.

Penulisan nomor surat sangat penting karena berfungsi sebagai identitas surat dan memudahkan dalam pencarian dan pengarsipan surat. Dengan adanya nomor surat, kita dapat mengetahui instansi yang mengeluarkan surat, jenis surat, urutan surat, dan tahun dikeluarkannya surat.

Penulisan nomor surat juga memiliki beberapa manfaat, antara lain:

• Memudahkan dalam pencarian dan pengarsipan surat.
• Sebagai identitas surat.
• Sebagai alat kontrol surat keluar.
• Sebagai bahan evaluasi kinerja.

Dalam penulisan nomor surat, terdapat beberapa aturan yang harus diperhatikan, antara lain:

1. Penulisan nomor surat harus jelas dan mudah dibaca.
2. Nomor surat harus ditulis secara berurutan.
3. Nomor surat tidak boleh diubah atau dipalsukan.
4. Penulisan nomor surat harus sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Penulisan Nomor Surat

Penulisan nomor surat merupakan aspek penting dalam pembuatan surat resmi. Berikut adalah 7 aspek penting yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat:

• Kode Instansi: Menunjukkan instansi yang mengeluarkan surat.
• Kode Jenis Surat: Menunjukkan jenis surat yang dikeluarkan.
• Nomor Urut: Menunjukkan urutan surat yang dikeluarkan.
• Tahun: Menunjukkan tahun dikeluarkannya surat.
• Tata Letak: Penulisan nomor surat harus jelas dan mudah dibaca.
• Urutan: Nomor surat harus ditulis secara berurutan.
• Standarisasi: Penulisan nomor surat harus sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Ketujuh aspek tersebut saling berkaitan dan sangat penting diperhatikan dalam penulisan nomor surat. Dengan memperhatikan aspek-aspek tersebut, nomor surat dapat menjadi identitas surat yang jelas dan memudahkan dalam pencarian dan pengarsipan surat. Misalnya, kode instansi menunjukkan instansi yang mengeluarkan surat, sehingga memudahkan dalam mengidentifikasi asal surat. Kode jenis surat menunjukkan jenis surat yang dikeluarkan, sehingga memudahkan dalam memahami isi surat. Nomor urut menunjukkan urutan surat yang dikeluarkan, sehingga memudahkan dalam mengontrol surat keluar. Tahun menunjukkan tahun dikeluarkannya surat, sehingga memudahkan dalam mengarsipkan surat.

Kode Instansi

Kode instansi merupakan salah satu komponen penting dalam penulisan nomor surat. Kode instansi menunjukkan instansi atau lembaga yang mengeluarkan surat. Kode instansi biasanya terdiri dari beberapa digit angka atau huruf, yang ditetapkan oleh instansi yang bersangkutan. Penulisan kode instansi dalam nomor surat sangat penting karena memiliki beberapa fungsi, antara lain:

• Identitas Surat: Kode instansi berfungsi sebagai identitas surat, yang menunjukkan instansi atau lembaga yang mengeluarkan surat. Hal ini memudahkan penerima surat untuk mengetahui asal surat dan instansi yang bertanggung jawab atas isi surat.
• Pengarsipan Surat: Kode instansi juga memudahkan dalam pengarsipan surat. Surat-surat yang berasal dari instansi yang sama dapat dikelompokkan berdasarkan kode instansinya, sehingga memudahkan pencarian dan pengambilan surat ketika dibutuhkan.
• Kontrol Surat Keluar: Kode instansi dapat digunakan sebagai alat kontrol surat keluar. Instansi dapat memantau jumlah surat yang dikeluarkan berdasarkan kode instansinya, sehingga memudahkan dalam mengelola dan mengevaluasi kegiatan surat-menyurat.

Dengan demikian, penulisan kode instansi dalam nomor surat merupakan hal yang sangat penting. Kode instansi berfungsi sebagai identitas surat, memudahkan pengarsipan surat, dan dapat digunakan sebagai alat kontrol surat keluar.

Kode Jenis Surat

Kode jenis surat merupakan salah satu komponen penting dalam penulisan nomor surat. Kode jenis surat menunjukkan jenis surat yang dikeluarkan, yang dapat berupa surat dinas, surat edaran, surat undangan, dan lain sebagainya. Penulisan kode jenis surat dalam nomor surat sangat penting karena memiliki beberapa fungsi, antara lain:

• Identifikasi Jenis Surat: Kode jenis surat berfungsi untuk mengidentifikasi jenis surat yang dikeluarkan. Hal ini memudahkan penerima surat untuk mengetahui jenis surat yang diterimanya, sehingga dapat menentukan tindakan selanjutnya yang perlu dilakukan.
• Pengaturan Surat: Kode jenis surat juga memudahkan dalam pengaturan surat. Surat-surat yang memiliki jenis yang sama dapat dikelompokkan berdasarkan kode jenis suratnya, sehingga memudahkan pencarian dan pengambilan surat ketika dibutuhkan.
• Pengarsipan Surat: Kode jenis surat memudahkan dalam pengarsipan surat. Surat-surat yang memiliki jenis yang sama dapat disimpan dalam satu folder atau map, sehingga memudahkan pencarian dan pengambilan surat ketika dibutuhkan.

Dengan demikian, penulisan kode jenis surat dalam nomor surat merupakan hal yang sangat penting. Kode jenis surat berfungsi untuk mengidentifikasi jenis surat, memudahkan pengaturan surat, dan memudahkan pengarsipan surat.

Nomor Urut

Dalam penulisan nomor surat, nomor urut memegang peranan penting. Nomor urut menunjukkan urutan surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau organisasi. Penulisan nomor urut yang sistematis dan berurutan sangat penting untuk beberapa alasan:

• Identifikasi Surat: Nomor urut membantu mengidentifikasi surat secara unik. Setiap surat memiliki nomor urut yang berbeda, sehingga memudahkan pencarian dan pengambilan surat ketika dibutuhkan.
• Pengaturan Surat: Nomor urut memudahkan pengaturan surat. Surat-surat yang dikeluarkan dapat dikelompokkan berdasarkan nomor urutnya, sehingga memudahkan pengelolaan dan pengawasan surat keluar.
• Kontrol Surat Keluar: Nomor urut dapat digunakan sebagai alat kontrol surat keluar. Instansi atau organisasi dapat memantau jumlah surat yang dikeluarkan berdasarkan nomor urut, sehingga memudahkan evaluasi kegiatan surat-menyurat.
• Pengarsipan Surat: Nomor urut memudahkan pengarsipan surat. Surat-surat yang memiliki nomor urut yang berurutan dapat disimpan dalam satu folder atau map, sehingga memudahkan pencarian dan pengambilan surat ketika dibutuhkan.

Dengan demikian, nomor urut dalam penulisan nomor surat merupakan komponen yang sangat penting. Nomor urut berfungsi untuk mengidentifikasi surat secara unik, memudahkan pengaturan surat, memudahkan kontrol surat keluar, dan memudahkan pengarsipan surat.

Tahun

Dalam cara penulisan nomor surat, komponen “Tahun” memegang peranan penting. Komponen ini menunjukkan tahun dikeluarkannya surat, yang sangat penting karena beberapa alasan:

1. Identifikasi Waktu: Komponen “Tahun” membantu mengidentifikasi waktu dikeluarkannya surat. Hal ini memudahkan pencarian dan pengambilan surat ketika dibutuhkan, terutama untuk surat-surat yang memiliki nomor urut yang sama tetapi dikeluarkan pada tahun yang berbeda.
2. Pengaturan Surat: Komponen “Tahun” memudahkan pengaturan surat. Surat-surat yang dikeluarkan dapat dikelompokkan berdasarkan tahun dikeluarkannya, sehingga memudahkan pengelolaan dan pengawasan surat keluar.
3. Pengarsipan Surat: Komponen “Tahun” sangat penting untuk pengarsipan surat. Surat-surat yang memiliki tahun dikeluarkan yang sama dapat disimpan dalam satu folder atau map, sehingga memudahkan pencarian dan pengambilan surat ketika dibutuhkan.

Selain itu, komponen “Tahun” juga memiliki makna hukum. Dalam beberapa kasus, surat yang tidak mencantumkan tahun dikeluarkannya dapat dianggap tidak sah atau tidak memiliki kekuatan hukum. Oleh karena itu, sangat penting untuk selalu mencantumkan komponen “Tahun” dalam penulisan nomor surat.

Sebagai contoh, sebuah surat dengan nomor 100/A/TU/2023 menunjukkan bahwa surat tersebut dikeluarkan pada tahun 2023. Informasi tahun ini sangat penting untuk mengidentifikasi waktu dikeluarkannya surat, mengatur surat berdasarkan tahun, dan mengarsipkan surat dengan benar.

Dengan demikian, komponen “Tahun” dalam penulisan nomor surat merupakan komponen yang sangat penting. Komponen ini berfungsi untuk mengidentifikasi waktu dikeluarkannya surat, memudahkan pengaturan surat, memudahkan pengarsipan surat, dan memiliki makna hukum.

Tata Letak

Tata letak penulisan nomor surat memegang peranan penting dalam cara penulisan nomor surat. Tata letak yang jelas dan mudah dibaca akan memudahkan berbagai pihak untuk memahami dan mengidentifikasi informasi yang terdapat dalam nomor surat. Berikut adalah beberapa alasan pentingnya tata letak penulisan nomor surat yang jelas dan mudah dibaca:

• Identifikasi yang Mudah: Tata letak yang jelas dan mudah dibaca memudahkan pihak-pihak yang berkepentingan, seperti penerima surat, petugas arsip, dan pihak lainnya, untuk dengan cepat mengidentifikasi dan menemukan informasi yang terdapat dalam nomor surat.
• Pengarsipan yang Efektif: Tata letak yang jelas dan mudah dibaca membantu dalam proses pengarsipan surat. Petugas arsip dapat dengan mudah mengidentifikasi dan mengelompokkan surat-surat berdasarkan nomor suratnya, sehingga memudahkan pencarian dan pengambilan surat ketika dibutuhkan.
• Pencatatan yang Akurat: Tata letak yang jelas dan mudah dibaca meminimalkan kesalahan dalam pencatatan nomor surat. Pihak-pihak yang berkepentingan dapat dengan mudah menyalin dan mencatat nomor surat dengan benar, sehingga mengurangi risiko kesalahan dalam komunikasi dan administrasi.
• Citra Profesional: Tata letak penulisan nomor surat yang jelas dan mudah dibaca menunjukkan profesionalisme dan kredibilitas instansi atau organisasi yang mengeluarkan surat. Surat dengan tata letak yang baik akan memberikan kesan positif bagi penerima surat.

Dengan demikian, tata letak penulisan nomor surat yang jelas dan mudah dibaca merupakan aspek penting dalam cara penulisan nomor surat. Tata letak yang baik akan memudahkan identifikasi, pengarsipan, pencatatan, dan memberikan citra profesional bagi instansi atau organisasi yang mengeluarkan surat.

Urutan

Dalam tata cara penulisan nomor surat, komponen “Urutan” memegang peranan penting. Komponen ini menyatakan bahwa nomor surat harus ditulis secara berurutan, yang memiliki beberapa alasan penting:

• Identifikasi Surat: Penulisan nomor surat secara berurutan memudahkan identifikasi surat. Setiap surat memiliki nomor yang berbeda, sehingga memudahkan pencarian dan pengambilan surat ketika dibutuhkan.
• Pengaturan Surat: Penulisan nomor surat secara berurutan juga memudahkan pengaturan surat. Surat-surat yang dikeluarkan dapat dikelompokkan berdasarkan nomor urutnya, sehingga memudahkan pengelolaan dan pengawasan surat keluar.
• Kontrol Surat Keluar: Penulisan nomor surat secara berurutan dapat digunakan sebagai alat kontrol surat keluar. Instansi atau organisasi dapat memantau jumlah surat yang dikeluarkan berdasarkan nomor urut, sehingga memudahkan evaluasi kegiatan surat-menyurat.
• Pengarsipan Surat: Penulisan nomor surat secara berurutan sangat penting untuk pengarsipan surat. Surat-surat yang memiliki nomor urut yang berurutan dapat disimpan dalam satu folder atau map, sehingga memudahkan pencarian dan pengambilan surat ketika dibutuhkan.

Dengan demikian, penulisan nomor surat secara berurutan merupakan aspek penting dalam cara penulisan nomor surat. Penulisan nomor surat secara berurutan memudahkan identifikasi surat, pengaturan surat, kontrol surat keluar, dan pengarsipan surat.

Standarisasi

Standarisasi penulisan nomor surat merupakan aspek penting dalam “cara penulisan nomor surat” karena memiliki beberapa alasan penting:

• Keseragaman dan Konsistensi: Standarisasi memastikan bahwa nomor surat ditulis dengan format dan urutan yang sama, sehingga menciptakan keseragaman dan konsistensi dalam korespondensi.
• Identifikasi yang Mudah: Standarisasi memudahkan identifikasi dan pengarsipan surat, karena nomor surat yang mengikuti aturan tertentu akan lebih mudah ditemukan dan dikelola.
• Pengendalian Surat Keluar: Standarisasi memungkinkan pengendalian surat keluar yang lebih efektif, karena instansi dapat memantau dan mengelola nomor surat yang dikeluarkan dengan lebih baik.
• Kredibilitas dan Profesionalisme: Penulisan nomor surat yang sesuai dengan standar menunjukkan kredibilitas dan profesionalisme instansi, sehingga meningkatkan kepercayaan penerima surat.

Sebagai contoh, di Indonesia, standarisasi penulisan nomor surat diatur dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 39 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas. Peraturan ini menetapkan format dan urutan penulisan nomor surat yang harus diikuti oleh seluruh instansi pemerintah.

Dengan demikian, standarisasi penulisan nomor surat merupakan komponen penting dalam “cara penulisan nomor surat” yang memastikan keseragaman, kemudahan identifikasi, pengendalian surat keluar yang efektif, serta menunjukkan kredibilitas dan profesionalisme instansi.

Tutorial Penulisan Nomor Surat

Berikut adalah tutorial langkah demi langkah tentang cara penulisan nomor surat yang baik dan benar:

• Langkah 1: Pahami Komponen Nomor Surat

  Nomor surat terdiri dari beberapa komponen, yaitu:

  • Kode Instansi: Kode yang menunjukkan instansi atau lembaga yang mengeluarkan surat.
  • Kode Jenis Surat: Kode yang menunjukkan jenis surat yang dikeluarkan, seperti surat dinas, surat edaran, atau surat undangan.
  • Nomor Urut: Nomor yang menunjukkan urutan surat yang dikeluarkan.
  • Tahun: Tahun dikeluarkannya surat.
• Langkah 2: Tentukan Kode Instansi

  Gunakan kode instansi yang telah ditetapkan oleh instansi atau lembaga Anda.

• Langkah 3: Tentukan Kode Jenis Surat

  Pilih kode jenis surat sesuai dengan jenis surat yang akan dikeluarkan.

• Langkah 4: Tentukan Nomor Urut

  Berikan nomor urut secara berurutan sesuai dengan jumlah surat yang telah dikeluarkan pada tahun yang sama.

• Langkah 5: Tentukan Tahun

  Cantumkan tahun dikeluarkannya surat.

• Langkah 6: Susun Komponen Nomor Surat

  Susun komponen-komponen nomor surat dengan urutan yang benar, yaitu:

  • Kode Instansi
  • Kode Jenis Surat
  • Nomor Urut
  • Tahun

Dengan mengikuti langkah-langkah tersebut, Anda dapat menulis nomor surat yang baik dan benar sesuai dengan standar yang berlaku.

Tips Penulisan Nomor Surat

Penulisan nomor surat yang baik dan benar sangat penting untuk memudahkan identifikasi, pengaturan, dan pengarsipan surat. Berikut adalah beberapa tips untuk menulis nomor surat yang efektif:

Tip 1: Pahami Komponen Nomor Surat

Nomor surat terdiri dari beberapa komponen, yaitu kode instansi, kode jenis surat, nomor urut, dan tahun. Pastikan untuk memahami setiap komponen dan penggunaannya.

Tip 2: Gunakan Kode Instansi yang Benar

Gunakan kode instansi yang telah ditetapkan oleh instansi atau lembaga Anda. Kode ini menunjukkan identitas instansi yang mengeluarkan surat.

Tip 3: Tentukan Kode Jenis Surat yang Tepat

Pilih kode jenis surat sesuai dengan jenis surat yang akan dikeluarkan. Misalnya, untuk surat dinas gunakan kode “DS”, untuk surat edaran gunakan kode “SE”, dan seterusnya.

Tip 4: Berikan Nomor Urut secara Berurutan

Berikan nomor urut secara berurutan sesuai dengan jumlah surat yang telah dikeluarkan pada tahun yang sama. Hal ini memudahkan identifikasi dan pengaturan surat.

Tip 5: Cantumkan Tahun dengan Benar

Cantumkan tahun dikeluarkannya surat dengan benar. Tahun ini menunjukkan waktu penerbitan surat dan memudahkan pengarsipan surat berdasarkan tahun.

Tip 6: Perhatikan Tata Letak dan Penulisan

Perhatikan tata letak dan penulisan nomor surat. Pastikan nomor surat ditulis dengan jelas dan mudah dibaca, serta menggunakan format yang sesuai dengan standar yang berlaku.

Tip 7: Sesuaikan dengan Standar yang Berlaku

Sesuaikan penulisan nomor surat dengan standar yang berlaku di instansi atau lembaga Anda. Hal ini memastikan keseragaman dan memudahkan pengelolaan surat.

Tip 8: Lakukan Pengecekan Ulang

Setelah selesai menulis nomor surat, lakukan pengecekan ulang untuk memastikan tidak ada kesalahan. Kesalahan penulisan nomor surat dapat menyebabkan kesulitan dalam identifikasi dan pengelolaan surat.

Dengan mengikuti tips-tips tersebut, Anda dapat menulis nomor surat yang baik dan benar, sehingga memudahkan pengelolaan dan pencarian surat di kemudian hari.

Kesimpulan

Penulisan nomor surat yang baik dan benar sangat penting untuk memudahkan identifikasi, pengaturan, dan pengarsipan surat. Dengan memahami komponen nomor surat, menggunakan kode yang tepat, memberikan nomor urut secara berurutan, mencantumkan tahun dengan benar, memperhatikan tata letak dan penulisan, menyesuaikan dengan standar yang berlaku, serta melakukan pengecekan ulang, Anda dapat menulis nomor surat yang efektif dan sesuai dengan kaidah penulisan yang berlaku.

Kesimpulan

Penulisan nomor surat yang baik dan benar merupakan hal yang penting untuk memudahkan identifikasi, pengaturan, dan pengarsipan surat. Dengan memahami komponen-komponen nomor surat, menggunakan kode yang tepat, memberikan nomor urut secara berurutan, mencantumkan tahun dengan benar, memperhatikan tata letak dan penulisan, menyesuaikan dengan standar yang berlaku, serta melakukan pengecekan ulang, maka penulisan nomor surat yang efektif dan sesuai dengan kaidah penulisan yang berlaku dapat dilakukan.

Penulisan nomor surat yang baik dan benar akan memudahkan pengelolaan surat, baik dalam lingkup instansi maupun organisasi. Dengan demikian, surat dapat dikelola dengan lebih efisien dan efektif, dan informasi yang terkandung di dalamnya dapat diakses dengan lebih mudah dan cepat.

Youtube Video: